Hantering av personuppgifter

GDPR

GDPR står för General Data Protection Regulation och är en ny EU förordning som börjar gälla i EU den 25 maj 2018.

GDPR ersätter tidigare personuppgiftslagen PUL. Mycket inom GDPR liknar gamla lagstiftningen PUL, men kraven på företag och organisationer skärps med den nya lagstiftningen.

Personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som går att koppla direkt eller indirekt till en fysisk person. Det som definieras som personuppgifter kan finnas både digitalt och i analog/fysisk form. Det kan till exempel vara bilder, anmälningslistor, registerposter med mera.

De personuppgifter som vi behöver för vårt bibliotekssystem är: namn, personnummer, adress, telefonnummer och eventuellt e-postadress.

Vi behöver dina personuppgifter för att du ska kunna använda bibliotekets tjänster. Personuppgifterna lagras i biblioteksdatasystemet i syfte att hantera registrering av utlån och därtill förekommande funktioner.

Funktioner i systemet som behandlar personuppgifter är:

• Registering av utlån och återlämning
• Reservationer
• Aviseringer, förvarningar och påminnelser
• Fakturering av förkommen media

Personuppgifterna lagras i biblioteksdatasystemet Koha på externa servrar som tillhandahålls av systemets leverantör ImCode AB.

Vid kommunikation med externa system (till exempel e-böcker) använder systemet data som inte kan kopplas till de lagrade personuppgifterna.

Tillgång till personuppgifterna i systemet har endast personal på biblioteken i Eksjö kommun samt teknisk personal hos ImCode AB. Avtal om personuppgiftsbiträdesavtal har tecknats mellan ImCode AB och Eksjö kommun.

Personuppgifterna i vårt biblioteksdatasystem lagras så länge som ditt bibliotekskort används aktivt. Alla bibliotekskort som inte används för utlån inom en treårsperiod inaktiveras och alla personuppgifter raderas från systemet.

Personuppgifterna hanteras enbart av personal på biblioteken. För åtkomst av personuppgifterna krävs lösenordsuppgifter i två steg.

Personuppgifterna lagras i en säker servermiljö som administreras av ImCode AB.

I biblioteksdatasystemet finns enbart uppgifter om aktiva utlån.Vi lagrar inte uppgifter om återlämnad media (med undantag för personer som har tjänsten Boken kommer eller talbokslåntagare).

Reserverade böcker aviseras med hjälp av låntagar-ID som enbart kan kopplas till personuppgifterna via tillgång till biblioteksdatasystemet.

Personnummer sparas inte på någon annan plats eller i någon annan form.

När du ansöker om ett lånekort på något av biblioteken i Eksjö kommun samtycker du genom din namnunderskrift till att vi använder dina personuppgifter.

Ansvarig för personuppgifter

För Eksjö stadsbibliotek är tillväxt– och utvecklingsnämnden på Eksjö kommun personuppgiftsansvarig.

Axiell Sverige AB som levererar Eksjö stadsbiblioteks biblioteksdatasystem är personuppgiftsbiträde.

Rätt till registerutdrag

Enligt riktlinjerna för GDPR har du som lämnar ut dina personuppgifter rätt att begära ett utdrag per år av registrerade uppgifter. Kontakta personalen om du vill ha del av de personuppgifter som vi sparat. Du kan även begära att personuppgifter skall ändras eller raderas.

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du är missnöjd med bibliotekets hantering av personuppgifter eller av annat skäl.

Kontaktpersoner

Eksjö stadsbibliotek
Besöksadress: Kaserngatan 20b, 575 80 Eksjö
Telefon: 0381–361 00
E-post: stadsbiblioteket@eksjo.se

Mariannelunds bibliotek
Besöksadress: Verdandigatan 5, 598 97 Mariannelund
Telefon: 0496-109 69
E-post: mariannelundsbibliotek@eksjo.se

ImCode AB (personuppgiftsbiträde)
Telefon: 0498-200 300
E-post: info@imcode.com

Integritetsskyddsmyndigheten
Telefon: 08-657 61 00 (växel)
E-post: imy@imy.se

Dataskyddsombud
Erik Selander / Höglandets IT
Telefon: 0381-67 95 08
E-post: dataskyddsombud@hoglandet.se

Du som har registrerat din e-postadress och mobilnummer hos oss får förvarningar skickade till din e-postadress. Du som bara har registrerat ditt mobilnummer hos oss får istället ett sms.

Utskicken görs några dagar innan lånetiden går ut. Förvarningar skickas ut dagligen. Vi kan dock inte garantera att det inte sker avvikelser i utskicken.
Du som får förvarning med e-post får mer detaljerad information om vilka lån det gäller eftersom det ryms mer text i ett e-postmeddelande än i ett sms.

Vill du byta eller ta bort din e-postadress kan du logga in i bibliotekskatalogen och göra ändringar i Mina uppgifter eller kontakta biblioteket. Vill du få förvarning som sms kan personal inaktivera utskick med e-post.

Från utlåningsautomater och vid utlåning av personal är det möjligt att skicka kvitto som e-post eller skriva ut ett vanligt kvitto. Du kan alltid logga in och se dina lån i bibliotekskatalogen med lånekortsnummer eller personnummer och PIN-kod.

Utskick av aviseringar och påminnelser om försenade lån skickas ut till e-post, sms och brev.