Allmänna handlingar

Grundregeln är att en handling är att betraktas som allmän om den har kommit in till eller upprättats (producerats) av någon av kommunens myndigheter, eller förvaras där. En allmän handling kan antingen vara offentlig eller sekretessbelagd.

De flesta handlingar som finns inom en kommun är därmed att betraktas som allmänna. Protokoll, brev, olika former av beslut, kallelser, mejl, tjänsteskrivelser och sms, är enbart några exempel på handlingar som kan anses vara allmänna.

En handling anses inkommen till myndigheten när den har anlänt till myndigheten eller överlämnats till en tjänsteperson vid myndigheten. Meddelanden som sänds till teknisk utrustning eller digitala ytor som myndigheten ansvarar för och äger, kan ses som inkomna, exempelvis om ett sms skickas till skolchefens tjänstemobil.

En handling som expedieras, det vill säga lämnar myndigheten är också att betrakta som en allmän handling. Då har handlingen lämnat myndigheten och inkommit till en ny mottagare. Om en handling expedieras från socialnämnden till kommunstyrelsen, har den lämnat myndigheten och är därmed allmän handling.

En handling anses förvarad hos myndigheten om man där har faktisk tillgång till den.

Offentliga handlingar

Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda, det beror på uppgifterna i innehållet. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. En offentlig handling ska, enligt offentlighetsprincipen, lämnas ut till den som så önskar.

Sekretessbelagda handlingar

Vissa allmänna handlingar är sekretessbelagda (hemliga). Det innebär att handlingens uppgifter inte kan lämnas ut. Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Känsliga uppgifter om en enskilds personliga förhållanden kan till exempel vara sekretessbelagda.

Du har rätt att begära att få ta del av en allmän handling i Eksjö kommuns lokaler utan avgift. Det är först när du vill få en kopia eller avskrift av en handling som en avgift tas ut.

Avgift för kopiering och utskrift av allmän handling

• 1–9 sidor: kostnadsfritt
• 10 sidor: 50 kronor
• 11 och därpå följande sidor: 2 kronor per sida

Avgiften gäller för kopiering och utskrift av A4 eller A3. Avgiften gäller oavsett färg eller svartvitt. Avgiften utgår per sida och inte per papper. Dubbelsidiga kopior debiteras därmed som två sidor.

Avskrifter

Avgift för avskrift av allmän handling är 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Med avskrift menas att en tjänsteperson skriver av hela eller delar av en allmän handling och lämnar ut avskriften.

Bestyrkta avskrifter eller kopior

Avgift för att ta fram bestyrkt avskrift är 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Avgift för att ta fram bestyrkt kopia är 2 kronor för varje framställd kopia, dock lägst 50 kronor. Den som bestyrker lovar att handlingen är exakt som originalet och att inget har förändrats vid avskrift eller kopiering. För att kunna lova det krävs tid för att granska både original samt kopian eller avskriften.

Ljudbandsupptagning

Avgift för utskrifter av ljudbandsupptagning är 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme.

Avgift för kopia på ljudbandsupptagning är 120 kronor per band inklusive lagringsmedia.

Videobandsupptagning

Avgift för kopia av videobandsupptagning är 600 kronor per band inklusive lagringsmedia.

Kartor och ritningar

För kopior eller utskrifter av upprättade kartor eller ritningar tas avgift ut enligt ”Avgift för kopiering och utskrift av allmän handling”. Vid större format än A3, eller om ett dyrare papper än normalt efterfrågas, tas en avgift ut för att täcka den faktiska kostnaden.

För nybyggnadskartor finns särskilda avgifter enligt plan- och bygglovstaxan

Kopior från mikrofilm eller mikrofiche till papper

För kopior från mikrofilm eller mikrofiche till papper gäller följande avgifter:

• Format A4: 30 kronor per sida
• Format A3: 40 kronor per sida

E-post

E-postmeddelanden som finns lagrade elektroniskt och kan lämnas ut i sitt befintliga skick lämnas ut kostnadsfritt. Avgift för utskrift av e-postmeddelanden tas ut enligt ”Avgift för kopiering och utskrift av allmän handling”.

För e-postmeddelanden som måste skrivas ut och skannas (till exempel efter en sekretessprövning) tas avgift ut baserad på antalet inskannade sidor.

• Att skanna in 1–9 sidor som sedan lämnas ut elektroniskt är gratis.
• Inskanning av 10 sidor kostar 50 kronor.
• Inskanning av fler än 10 sidor kostar 50 kronor + 2 kronor per sida över den tionde sidan.
• Avgiften utgår per sida och inte per papper. Dubbelsidiga kopior debiteras därmed som två sidor.

Elektroniskt utlämnande

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar i elektroniskt format men kan, om detta är lämpligt, tillgodose sådana önskemål givet att bestämmelser om sekretess och hantering av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) följs.

Elektroniskt lagrade dokument som kan expedieras med e-post i sitt befintliga skick lämnas ut kostnadsfritt.

Om en enskild begär att få allmänna handlingar elektroniskt skickade till sig, och handlingarna måste skannas, tas en avgift baserad på antalet inskannade sidor ut.

• Att skanna in 1–9 sidor som sedan lämnas ut elektroniskt är gratis.
• Inskanning av 10 sidor kostar 50 kronor.
• Inskanning av fler än 10 sidor kostar 50 kronor + 2 kronor per sida över den tionde sidan.
• Avgiften utgår per sida och inte per papper. Dubbelsidiga kopior debiteras därmed som två sidor.

När det gäller framställning av kopior av en allmän handling som redan finns i digital form och där det kan vara svårt att identifiera ett antal sidor, till exempel original i form av ljud- eller bildupptagningar, är utgångspunkten för beräkningen av avgiften den tid som en medarbetare lägger ner på att skapa den elektroniska kopian och tid för att expediera den. De första fjorton minuterna av arbetet med att framställa en elektronisk kopia är kostnadsfria. Från och med en fullföljd fjärdedels arbetstimme och för varje fullföljd fjärdedels arbetstimme därefter, debiteras 125 kronor per fjärdedels timme.

Om beställaren begär att önskat material lagras och lämnas ut, om så är möjligt, på ett lagringsmedium istället för att skickas via e-post, till exempel på ett USB, utgår även en avgift för lagringsmediet. Avgift för lagringsmedium utgår också om storleken på önskat materialet gör att det inte är möjligt att skicka det via e-post eller på annat sätt tillhandahållas digitalt. (Det går inte att använda eget USB-minne).

Avgift tas inte ut i följande fall

Avgift tas inte ut för kopior av allmänna handlingar när följande organ eller personer begär ut handlingen:

• andra kommuner
• landsting och regioner
• statliga myndigheter
• representanter för radio, tv och press
• lokala fackföreningar i Eksjö kommun
• förtroendevalda, i syfte att kunna fullfölja sina uppdrag i nämnd, styrelse eller fullmäktige.
  

Avgift utgår aldrig när initiativet till utlämnande kommer från kommunen. Avgift får inte heller tas ut för registerutdrag enligt dataskyddsförordningen (GDPR). I övrigt gäller taxan oavsett vem som begär ut den allmänna handlingen.

Betalning

• Avgift betalas till Eksjö kommuns swish-konto eller mot faktura. Samtliga avgifter anges inklusive moms.
• Avgift kommer den nämnd eller styrelse till del, som lämnat ut handlingen.
• När avgift tas ut har kommunen även rätt att ta ut avgift för porto för brev överstigande 50 gram, samt för postförskott eller annan kostnad för att förmedla den begärda handlingen till mottagaren.
• Om misstanke finns att avgiftsfriheten för beställningar på upp till 9 sidor missbrukas, till exempel via flertalet mindre beställningar som lämpligen hade kunnat göras vid ett tillfälle, har kommunen rätt att behandla samtliga uttag som en och samma begäran.