Om Eksjö kommun har tecknat ett ramavtal avseende en viss vara eller tjänst så behöver Eksjö kommun inte gå ut i en ny upphandling varje gång man har behov av varan eller tjänsten, utan kan i stället handla ("avropa") från ramavtalet.

• En ramavtal innebär att en leverantör och kommun genom offentlig upphandling kommer fram till vilka avtalsvillkor som gäller för en viss vara eller tjänst under en viss avtalsperiod.
• Ett ramavtal får löpa max fyra år (inklusive options- och förlängningsklausuler) om det inte finns särskilda skäl.
• Ett ramavtal kan ingås med en eller flera leverantörer.
• Ett ramavtal kan också bestå av flera delområden. För varje delområde kan kommunen ingå avtal med olika leverantörer.

Alla upphandlingar, dock ej alla direktupphandlingar, annonseras i en offentlig annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket. ​Annonsdatabasen kan du hitta via sidan Upphandlingar och avtal.

​Ett anbud behöver inte ha en bestämd design eller layout. Det viktigaste är att svara så tydligt som möjligt på det som efterfrågas i underlaget. Läs igenom underlaget noga, innan du lämnar anbud.

• Ställ skriftliga frågor i ett tidigt skede vid funderingar eller synpunkter på upphandlingsdokumentet.
• Kontrollera att information som begärts verkligen finns med i ditt anbud.
• Undvik att lämna information som inte efterfrågats.
• Skicka inte in bilagor som inte efterfrågats.
• Strukturen i systemet ska följas.
• Tänk på att reservationer kan medföra ett anbud måste förkastas.
• Se till att samtliga ska-krav i upphandlingen uppfylls.
• För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas.

Checklista

• Har jag svarat på alla frågor?
• Har jag bifogat alla begärda handlingar?
• Är anbudet genomfört enligt anvisningarna?

Hur hittar jag upphandlingar?

• Eksjö kommuns annonserade upphandlingar, som finns här på eksjo.se
• Alla offentliga organisationers upphandlingar finns i en nationell annonsdatabas, Mercell  Opic. ​

Förbereda inför anbud ​

• Passar affären mitt företag.
• Klarar jag leva upp till de krav som ställs på produkten eller tjänsten​.
• Hinner vi inom angiven tidsram. Att lämna anbud tar tid.​
• Har jag tillgång till eventuella dokument/intyg som krävs för att lämna anbud.​
• Kanske kan jag samarbeta med ett annat företag och lämna in anbud.​

Lämna anbud i Mercell Tendsign

Första gången du ska lämna anbud behöver du skapa ett konto i Mercell TendSign. Länk till annan webbplats. Kontot är helt kostnadsfritt för dig som leverantör.

Nedan finns en länk till en instruktionsfilm, framtagen av Mercell Commerce, om hur du skapar ett elektroniskt anbud. Filmen finns på Youtube. (GPDR-information: Genom att du som besökare går vidare till Youtube kan ditt besök komma att spåras av den externa parten):

Film om att skapa ett elektroniskt anbud i Mercell TendSign – Youtube. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Efter genomförd registrering får du omedelbar tillgång till systemet och kan då komma åt upphandlingsdokumenten.​

​Anbud måste lämnas in i tid. Sista datum framgår alltid av annonsen och upphandlingsdokumentet.​

Du kan anonymt ställa frågor under anbudstiden i Mercell Tendsign där även svaren publiceras. Glöm inte att bevaka frågor och svar – någon annans fråga kan påverka ditt anbud.

Kontrollera innan du skickar in ditt anbud

• Det är viktigt att du kontrollerar ditt anbud som annars kan riskera att inte bli godkänt.​
• Är alla efterfrågade dokument och intyg bifogade och giltiga?
• Är alla frågor besvarade?
• Är exempelvis en obligatorisk Excel-fil ifylld enligt instruktionen?

Vad händer när jag lämnat mitt anbud?

• När anbudstiden gått ut öppnar myndigheten alla inkomna anbud.​
• Anbuden kontrolleras att de uppfyller samtliga ställda krav.
  
• Alla godkända anbud utvärderas.

Hur får jag veta hur det gick?

• Myndigheten tar beslut om vem eller vilka som vann affären​.
• Beslutet skickas till samtliga anbudsgivare via e-post​.
• Efter att beslutet har skickats gäller en avtalsspärr (minst 10 dagar) vilket innebär att avtal inte kan tecknas förrän avtalsspärren löpt ut​. Avtalsspärr gäller inte vid direktupphandlingar.
• Har du frågor kring beslutet kan du kontakta ansvarig upphandlare​.
• Om du tycker något är fel har du möjlighet till att lämna in en överprövning av beslutet till Förvaltningsrätten​.
• Efter avtalsspärren löpt ut och ingen överprövning har inkommit kan avtal tecknas.

Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för upphandlingar som genomförs av kommuner, statliga myndigheter, regioner och bolag. Lagen reglerar hur offentlig upphandling av varor, tjänster, byggentreprenader, byggkoncessioner samt projekttävlingar ska genomföras. Lagen om offentlig upphandling (LOU) Länk till annan webbplats.

Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) gäller för upphandlingar inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) Länk till annan webbplats.

Lagen om valfrihetssystem (LOV) gäller när en myndighet beslutat att tillämpa valfrihetssystem för tjänster inom hälsovård och sjukvård. Lagen om valfrihetssystem (LOV) Länk till annan webbplats.

Syftet med Eksjö kommuns upphandlings- och inköpspolicy med riktlinjer är att kommunens samtliga verksamheter ska ha ett gemensamt synsätt på hur varor och tjänster ska köpas in. Policyn ska säkerställa att alla inköp motsvarar de behov, mål och krav som finns, och att inköpen görs på ett korrekt sätt. Det som köps in ska vara av rätt kvalitet till rimlig kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan, samt följa lagstiftningen.

Upphandlings- och inköpspolicy Pdf, 135 kB.

Inom inköps- och upphandlingsområdet samarbeter höglandskommunerna och Höglandsförbundet i ett affärsstrategiskt råd för att göra det lättare för företag att göra affärer med oss.

Länkar till höglandskommunerna och Höglandsförbundets annonserade upphandlingar
Aneby kommun Länk till annan webbplats.
Eksjö kommun Länk till annan webbplats.
Höglandsförbundet Länk till annan webbplats.
Nässjö kommun Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Sävsjö kommun Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Vetlanda kommun Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.