LYSSNA

Allmänna handlingar

Handlingar är en skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Om den förvaras hos en myndighet, har kommit in till eller upprättats hos en myndighet så är det en allmän handling.

Offentlighetsprincipen ingår i tryckfrihetsförordningen, en av våra grundlagar. Det innebär att du har rätt till insyn i kommunens verksamhet genom att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda.

Vad är en allmän handling

Grundregeln är att en handling är att betraktas som allmän om den har inkommit till eller upprättats (producerats) av någon av kommunens myndigheter eller förvaras där. En allmän handling kan antingen vara offentlig eller sekretessbelagd.

De flesta handlingar som finns inom en kommun är därmed att betraktas som allmänna. Protokoll, brev, olika former av beslut, kallelser, mejl, tjänsteskrivelser och sms är enbart några exempel på handlingar som kan anses vara allmänna.

En handling anses inkommen till myndigheten när den har anlänt till myndigheten eller överlämnats till en tjänsteperson vid myndigheten. Meddelanden som sänds till teknisk utrustning eller digitala ytor som myndigheten ansvarar för och äger, kan ses som inkomna, exempelvis om ett sms skickas till skolchefens tjänstemobil.

En handling som expedieras, det vill säga lämnar myndigheten är också att betrakta som en allmän handling. Då har handlingen lämnat myndigheten och inkommit till en ny mottagare. Om en handling expedieras från socialnämnden till kommunstyrelsen, har den lämnat myndigheten och är därmed allmän handling.

En handling anses förvarad hos myndigheten om man har faktisk tillgång till den.

Offentliga handlingar

Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda, det beror på uppgifterna i innehållet. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. En offentlig handling ska, enligt offentlighetsprincipen, lämnas ut till den som så önskar.

Sekretessbelagda handlingar

Vissa allmänna handlingar är sekretessbelagda (hemliga). Det innebär att handlingens uppgifter inte kan lämnas ut. Vad som är sekretess bestäms av offentlighets- och sekretesslagen. Känsliga uppgifter om en enskilds personliga förhållanden kan till exempel vara sekretessbelagda.

Ta del av allmän handling

Alla har rätt att ta del av en allmän handling så längde den inte är skyddad av sekretess. I varje enskilt fall ska varje handling prövas enligt offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen (GDPR) innan den lämnas ut.

  • Du kan begära ut en allmän handling på olika sätt, till exempel via brev, e-post, telefon eller vid besök.
  • Du som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym och behöver inte uppge vad uppgifterna ska användas till, såvida detta inte krävs för att kunna göra en sekretessprövning.

Ta del av en allmän offentlig handling

Du kan begära att få ta del av handlingen på plats hos kommunen utan avgift. Den allmänna handlingen ska kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Handlingen får även skrivas av, med begränsningen att handlingen inte får skadas. Av säkerhetsskäl lämnas inte handlingar ut på ett eget medtaget medium, till exempel ett USB-minne.

Du kan även ta del av allmänna handlingar som skyddas av upphovsrätt, till exempel foton. Det innebär dock inte att du har rätt att använda det som är upphovsrättsligt skyddat utan tillstånd från upphovsmannen eller rättighetshavaren.

Kommunen har ingen skyldighet att

  • tillhandahålla en allmän handling på plats hos kommunen om det möter betydande hinder eller om det innebär en arbetsinsats som går utöver vad som kan sägas vara rutinbetonad.
  • upprätta nya allmänna handlingar, om inte dessa kan upprättas med rutinbetonade åtgärder.
  • lämna ut en handling i annan form än i pappersform. En handling kan lämnas ut per e-post eller i annan elektronisk form om det bedöms som lämpligt i det enskilda fallet. 
  • omvandla handlingar i pappersform till elektronisk form.

Önskar du få en kopia eller avskrift av en handling kan en avgift tas ut, se "Avgifter för kopia av allmän handling".

  • Om det är en karta, ritning eller bild som begärs ut, och det är svårt att kopiera den, kan kommunen välja att besluta att du bara kan ta del av materialet på plats i kommunens lokaler.
  • Avgift tas inte ut när en handling skrivs ut på grund av praktiska skäl, till exempel om en handling skrivs ut av sekretesskäl för att kunna täcka över sekretessbelagda uppgifter. Detta gäller när du tar del av handlingen på plats hos kommunen.

Om du nekas att ta del av en handling

Om du nekas att ta del av en allmän handling har du enligt lag, rätt att få ett skriftligt beslut med motivering från kommunen. Beslutet om att avslå en begäran om utlämnande av allmän handling ska vara skriftligt med besvärshänvisning.

Om du anser att kommunen gjort en felaktig bedömning kan du överklaga beslutet till kammarrätten. Överklagande ska ske inom tre veckor från att du fick ta del av beslutet. Överklagandet ska skickas till kommunen, som då kan ompröva sitt beslut eller skicka överklagandet vidare till kammarrätten för prövning.  

Avgifter för kopia av allmän handling

Du har rätt att begära att få ta del av en allmän handling i Eksjö kommuns lokaler utan avgift. Det är först när du vill få en kopia eller avskrift av en handling som en avgift tas ut.

Avgift för kopiering och utskrift av allmän handling

  • 1-9 sidor: kostnadsfritt
  • 10 sidor: 50 kronor
  • 11 och därpå följande sidor: 2 kronor per sida

Avgiften gäller för kopiering och utskrift av A4 eller A3. Avgiften gäller oavsett färg eller svartvitt. Avgiften utgår per sida och inte per papper. Dubbelsidiga kopior debiteras därmed som två sidor.

Avskrifter

Avgift för avskrift av allmän handling är 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Med avskrift menas att en anställd skriver av hela eller delar av en allmän handling och lämnar ut avskriften.

Bestyrkta avskrifter eller kopior

Avgift för att ta fram bestyrkt avskrift är 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Avgift för att ta fram bestyrkt kopia är 2 kronor för varje framställd kopia, dock lägst 50 kronor. Den som bestyrker lovar att handlingen är exakt som originalet och att inget har förändrats vid avskrift eller kopiering. För att kunna lova det krävs tid för att granska både original samt kopian eller avskriften.

Ljudbandsupptagning

Avgift för utskrifter av ljudbandsupptagning är 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme.
Avgift för kopia på ljudbandsupptagning är 120 kronor per band inklusive lagringsmedia.

Videobandsupptagning

Avgift för kopia av videobandsupptagning är 600 kronor per band inklusive lagringsmedia.

Kartor och ritningar

För kopior eller utskrifter av upprättade kartor eller ritningar tas avgift ut enligt ”Avgift för kopiering och utskrift av allmän handling”. Vid större format än A3, eller om ett dyrare papper än normalt efterfrågas, tas en avgift ut för att täcka den faktiska kostnaden.

För nybyggnadskartor finns särskilda avgifter enligt plan- och bygglovstaxan.

Kopior från mikrofilm eller mikrofiche till papper

För kopior från mikrofilm eller mikrofiche till papper gäller följande avgifter:

  • Format A4: 30 kronor per sida
  • Format A3: 40 kronor per sida

E-post

E-postmeddelanden som finns lagrade elektroniskt och kan lämnas ut i sitt befintliga skick lämnas ut kostnadsfritt. Avgift för utskrift av e-postmeddelanden tas ut enligt ”Avgift för kopiering och utskrift av allmän handling”.

För e-postmeddelanden som måste skrivas ut och skannas (till exempel efter en sekretessprövning) tas avgift ut baserad på antalet inskannade sidor.

  • Att skanna in 1-9 sidor som sedan lämnas ut elektroniskt är gratis.
  • Inskanning av 10 sidor kostar 50 kr.
  • Inskanning av fler än 10 sidor kostar 50 kronor + 2 kronor per sida över den tionde sidan.
  • Avgiften utgår per sida och inte per papper. Dubbelsidiga kopior debiteras därmed som två sidor.

Elektroniskt utlämnande

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar i elektroniskt format men kan, om detta är lämpligt, tillgodose sådana önskemål givet att bestämmelser om sekretess och hantering av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) följs.

Elektroniskt lagrade dokument som kan expedieras med e-post i sitt befintliga skick lämnas ut kostnadsfritt.

Om en enskild begär att få allmänna handlingar elektroniskt skickade till sig, och handlingarna måste skannas, tas en avgift baserad på antalet inskannade sidor ut.

  • Att skanna in 1-9 sidor som sedan lämnas ut elektroniskt är gratis.
  • Inskanning av 10 sidor kostar 50 kr.
  • Inskanning av fler än 10 sidor kostar 50 kronor + 2 kronor per sida över den tionde sidan.
  • Avgiften utgår per sida och inte per papper. Dubbelsidiga kopior debiteras därmed som två sidor.

När det gäller framställning av kopior av en allmän handling som redan finns i digital form och där det kan vara svårt att identifiera ett antal sidor, till exempel original i form av ljud- eller bildupptagningar, är utgångspunkten för beräkningen av avgiften den tid som en medarbetare lägger ner på att skapa den elektroniska kopian och tid för att expediera den. De första fjorton minuterna av arbetet med att framställa en elektronisk kopia är kostnadsfria. Från och med en fullföljd fjärdedels arbetstimme och för varje fullföljd fjärdedels arbetstimme därefter debiteras 125 kr per fjärdedels timme.

Om beställaren begär att önskat material lagras och lämnas ut, om så är möjligt, på ett lagringsmedium istället för att skickas via e-post, till exempel på ett USB, utgår även en avgift för lagringsmediet. Avgift för lagringsmedium utgår också om storleken på önskat materialet gör att det inte är möjligt att skicka det via e-post eller på annat sätt tillhandahållas digitalt.

Avgift tas inte ut i följande fall

Avgift tas inte ut för kopior av allmänna handlingar när följande organ eller personer begär ut handlingen:

  • Andra kommuner
  • Landsting och regioner
  • Statliga myndigheter
  • Representanter för radio, tv och press
  • Lokala fackföreningar i Eksjö kommun
  • Förtroendevalda, i syfte att kunna fullfölja sina uppdrag i nämnd, styrelse eller fullmäktige

Avgift utgår aldrig när initiativet till utlämnande kommer från kommunen. Avgift får inte heller tas ut för registerutdrag enligt dataskyddsförordningen (GDPR). I övrigt gäller taxan oavsett vem som begär ut den allmänna handlingen.

Betalning

  • Avgift betalas till Eksjö kommuns swish-konto eller mot faktura. Samtliga avgifter anges inklusive moms.
  • Avgift kommer den nämnd eller styrelse till del som lämnat ut handlingen.
  • När avgift tas ut har kommunen även rätt att ta ut avgift för porto för brev överstigande 50 gram, samt för postförskott eller annan kostnad för att förmedla den begärda handlingen till mottagaren.
  • Om misstanke finns att avgiftsfriheten för beställningar på upp till 9 sidor missbrukas, till exempel via flertalet mindre beställningar som lämpligen hade kunnat göras vid ett tillfälle, har kommunen rätt att behandla samtliga uttag som en och samma begäran.

Kontakt

Kontaktcenter

Besök:

Södra Kyrkogatan 4, Eksjö

Post:

Eksjö kommun, 575 80 Eksjö

Telefon:

0381-360 00

E-post:

kommun@eksjo.se

Fax:

0381-166 00

HJÄLPTE DEN HÄR SIDAN DIG? JA NEJ

Sidan senast uppdaterad:

Allmänna handlingar

Handlingar är en skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Om den förvaras på en myndighet, har kommit in till eller upprättats på en myndighet så är det en allmän handling.

En text som ni kan byta i kontaktboxen. Ta bort modulen så syns inte övrigtfältet. När texten är uppdaterad, ta bort utropstecknet i modulnamnet.

Till toppen

Translate page

Use Google to translate the web site. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Kontaktcenter

Besök:Södra Kyrkogatan 4, Eksjö

Post:575 80 Eksjö

Telefon: 0381–360 00

E-post: kommun@eksjo.se

Fax:0381–166 00

Öppettider

Telefon:

Måndag–fredag 8.00–16.00
Torsdagar jämna veckor 8.00–15.00
Lunchstängt 12.00–12.45

Besök:

Måndag–fredag 8.00–16.00
Lunchstängt 12.00–12.45

Dag före röd dag, dag före midsommarafton, julafton och nyårsafton, samt vid så kallade klämdagar stänger Kontaktcenter klockan 12.00.

Felanmälan

Felanmälan om el, fjärrvärme, sop- och avfallshantering, vatten- och avloppsledningar, gator, park och bredband görs till Eksjö Energi.